Un blackout in ufficio non è solo una luce spenta o un PC fermo. Può bloccare interi reparti, far perdere dati importanti e causare danni costosi a server, dispositivi di rete e infrastrutture critiche. Molti problemi derivano da errori facilmente evitabili. In questo articolo vedremo i cinque errori più comuni e come evitarli, con consigli pratici e concreti, già testati in uffici di piccole, medie e grandi dimensioni.

1. Non avere un UPS adeguato negli uffici

Molte aziende pensano che basti spegnere i computer in tempo. In realtà, un blackout improvviso può danneggiare server, PC, dispositivi di rete e bloccare il lavoro. Anche pochi secondi senza alimentazione possono causare perdite di dati irreversibili.

Cosa fare:

• Installa un UPS per uffici: Protegge server, PC, telefoni VoIP e router, mantenendo la continuità elettrica durante l’interruzione.
• Calcola la potenza necessaria: Valuta il consumo complessivo dei dispositivi critici e scegli un UPS con capacità superiore al fabbisogno.
• Scegli il tipo giusto di UPS: Esistono UPS line-interactive, adatti a uffici con interruzioni brevi, e online a doppia conversione, ideali per data center e ambienti ad alta criticità.
• Valuta la scalabilità: Se l’ufficio cresce, UPS modulari consentono di aggiungere potenza senza sostituire l’intero sistema.

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2. Trascurare la manutenzione UPS

Un UPS o un gruppo elettrogeno funziona solo se batterie e componenti sono in ordine. Senza controlli regolari, rischi guasti improvvisi, interruzioni di continuità e costi elevati per sostituzioni urgenti.

Cosa fare:

• Controlli periodici: Effettua ispezioni semestrali per verificare stato batterie, tensione, carica residua e segnalazioni di guasto.
• Sostituzione tempestiva delle batterie: Le batterie agli ioni di litio durano in media 8–15 anni se mantenute correttamente (it.acebattery.com).
• Monitoraggio ambientale: Mantieni UPS in ambienti freschi e asciutti, lontano da polvere e fonti di calore.
• Simulazioni di blackout: Testa periodicamente la capacità dell’UPS per assicurarti che possa sostenere i dispositivi durante un’interruzione reale. Fonte :APC by Schneider Electric

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3. Non avere backup dei dati

Salvare i dati solo sui PC o server locali è un errore comune. In caso di blackout, file non salvati o sistemi bloccati possono essere persi per sempre.

Cosa fare:

• Regola 3-2-1: Tre copie dei dati, due supporti diversi, una copia off-site.
• Backup automatici: Configura backup regolari per evitare dimenticanze e errori umani.
• Test periodici: Verifica che i backup siano recuperabili e completi.
• Classifica dei dati critici: Identifica quali file e sistemi sono essenziali per l’attività quotidiana e dai priorità a loro. Fonte: DPS Telecom

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4. Nessun piano operativo in caso di blackout

Quando manca la corrente, senza un piano operativo il personale non sa cosa fare. Alcuni lasciano PC e server accesi, altri li spengono in modo scorretto, altri ancora non comunicano con clienti o fornitori. La conseguenza è confusione, ritardi e stress diffuso.

Cosa fare:

• Procedure operative chiare: Definisci chi spegne e chi riavvia i dispositivi critici.
• Formazione del personale: Tutti devono conoscere le procedure da seguire in caso di blackout.
• Simulazioni periodiche: Organizza esercitazioni di emergenza per verificare l’efficacia del piano operativo.

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5. Non monitorare la continuità elettrica

Molte aziende scoprono i problemi solo quando ormai è troppo tardi: batterie scariche, UPS malfunzionanti o gruppi elettrogeni inattivi fermano l’ufficio improvvisamente.

Cosa fare:

• Sistemi di monitoraggio remoto: Ricevi notifiche immediate su anomalie o batterie in esaurimento.
• Verifiche periodiche: Controlla lo stato di UPS e gruppi elettrogeni almeno una volta ogni 3 mesi.
• Manutenzione preventiva: Intervieni prima che piccoli problemi diventino guasti critici. Fonte: Enisa

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Multiservice S.r.l., con sede a Volvera (TO), è un punto di riferimento nel settore dei gruppi di continuità (UPS), soccorritori e soluzioni energetiche avanzate. Operante in Piemonte, Liguria, Valle d’Aosta e Lombardia, l’azienda offre consulenza, vendita, assistenza tecnica e noleggio di dispositivi per garantire la continuità energetica in ambito industriale, ospedaliero e domestico.

In qualità di centro assistenza autorizzato Riello UPS, Multiservice S.r.l. fornisce servizi di riparazione e manutenzione su tutti i modelli e marche, sia presso la propria sede che direttamente presso il cliente. L’azienda si distingue per l’alta competenza tecnica, l’efficienza energetica dei prodotti offerti e l’impegno nella sostenibilità.

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• Separazione dei dispositivi critici: Server, router e telefoni devono avere UPS dedicati.
• Protezione dai picchi di tensione: Utilizza stabilizzatori o filtri per prevenire danni a ritorno di corrente.
• Checklist di emergenza: Prepara un foglio operativo chiaro da seguire in caso di blackout.
• Test dei gruppi elettrogeni: Controlla carburante e funzionamento ogni 3 mesi.
• Formazione continua: Organizza sessioni regolari per far acquisire al personale le competenze per gestire blackout e UPS.
• All’interno dell’organizzazione aziendale nomina una persona che si occupi di questo lavoro. Come abbiamo detto precedentemente avere delle procedure chiare di controllo ed intervento sul backup è fondamentale per non perdere il lavoro aziendale, anche di anni.

Conclusione

Prepararsi ai blackout riduce al minimo i danni e garantisce continuità aziendale. Con UPS adeguati, manutenzione regolare, backup efficaci e formazione del personale, l’ufficio resta operativo anche durante interruzioni di corrente.

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